Stato del Lead in SugarCRM

SugarCRM prevede una gestione delle Lead completa e sofisticata in modo da essere appieno soddisfacente per pressoché qualsiasi realtà aziendale media.

Ovviamente, così come tutti i moduli di questo potente CRM; è anch’essa ampiamente configurabile e personalizzabile sia nelle voci dei campi, stati, fonti di contatto, etc. per andare in contro alle esigenze di qualsiasi realtà aziendale.

    Di seguito vediamo lo stato standard delle lead

  • NUOVO : Nuova lead che deriva da una fonte quale può essere un’iniziativa di marketing sia online che offile (fiere, convegni, etc. )
  • ASSEGNARE : La nostra lead viene assegnata ad un utente aziendale (solitamente coincidente con un dipendente responsabile) che dovrà lavorarla per portarla a diventare un cliente quindi convertirla
  • IN ESECUZIONE : Stiamo lavorando attivamente sul nominativo acquisito
  • CONVERTITO : Il lavoro effettuato sulla lead ha avuto successo e il nostro cliente potenziale è diventato un cliente concreto, quindi lo convertiamo a CLIENTE attraverso la funzionalità offerta da SugarCRM
  • PERSO : Il lavoro di marketing effettuato sulle lead non è andato a buon fine, il potenziale cliente non è diventato cliente effettivo
  • RICICLATO : Una lead non lavorata o non trasformata in cliente perché l’attività effettuata sul nominativo non ha avuto esito positivo è stata ripresa in mano per essere lavorata nuovamente e rientrare quindi nel ciclo di marketing con cui desideriamo portarla a diventare cliente



Installare SugarCRM in Locale

ver. 1.0, Aggiornato a SugarCRM 6.5.x
First Issue 14.02.2015

Di seguito passo-passo cercheremo di creare una mini-guida per l’installazione di SugarCRM in locale

Per prima cosa dobbiamo disporre di un ambiente che ricrei le funzionalità di un Server remoto in locale, quindi che emuli Apache, MySql e le altre funzionalità di cui necessitiamo.
Per far questo disponiamo di varie soluzioni tra cui EasyPHP oppure XAMPP che prediligeremo per i nostri scopi.
In particolar modo scarichiamo XAMPP v1.8.2 da Sourceforge.net disponibile per Windows, Linux o Mac, su quest’ultimo potreste trovare ottimo anche l’utilizzo di MAMP pensato appositamente per ambiente Apple e disponibile in versione Free o Pro, la prima gratuita sarà sufficiente per le nostre necessità.
Prenderemo in considerazione l’installer Windows, gli altri non sono molto differenti ma potrebbero esserci alcune varianti ad esempio nella gestione dei permessi delle cartelle nella versione MAC.
XAMPP v1.8.2 Windows Download

Apache 1.8.2. and 1.8.3. Release Notes

Ora Scarichiamo la piattaforma SugarCRM in versione Inglese dal repository ufficiale.
SugarCRM Community Edition

Andando nella cartella ufficiale trovate varie release di SugarCRM, scegliamo la versione 6.5.X cliccando sull’omonima cartella all’interno della quale troverete ulteriori folder che rappresentano varianti della versione come aggiornamenti ed altro, selezioniamo la cartella di nostro interesse che è SugarCommunityEdition-6.5.X ( facilmente identificabile anche dal numero di download effettuati ), quindi selezioniamo il file più recente della release, ad oggi la 6.5.20 : SugarCE-6.5.20.zip.

A questo punto classico doppio click su XAMPP appena scaricato e facciamo partire l’installazione, la cartella di default è la [root] C: si può variare il percorso ma XAMPP non può essere installato in una sotto cartella.

Terminata l’installazione di XAMPP scompattiamo il file di SugarCRM scaricato (che attualmente e compresso).
Se non disponete di un programma di unzip potete scaricare ed installare un ottimo open source quale 7zip che oltre a supportare i file .zip e .rar gestisce innumerevoli altri formati oltre il suo nativo .7z.

Ora ci spostiamo sulla cartella htdocs contenuta all’interno di XAMPP che (salvo variazioni in fase di installazione) sarà C:\XAMPP\htdocs all’interno di questa cartella ne creiamo una nuova che rappresenterà il nome a dominio del nostro sito locale.
Ad esempio potremmo chiamarla mysugarcrm avremo a questo punto all’interno di htdocs anche mysugarcrm e l’intero percorso sarà quindi : C:\XAMPP\htdocs\mysugarcrm attenzione a distinguere bene tra maiuscole e minuscole, per i nostri scopi sarà tutto in carattere minuscolo.

Ora copiamo o spostiamo il contenuto della cartella scompattata di SugarCRM all’interno di mysugarcrm in modo da avere i file all’interno del nostro nome a dominio locale.

Possiamo quindi lanciare XAMPP facendo doppio click sull’icona arancione che troveremo sul desktop e/o tra i programmi installati (in alternativa il file eseguibile si trova su C:\XAMPP\xampp-control.exe e pigiamo sui primi due pulsanti Apache [START] e MySql [START].
Potremmo anche le due prime voci Services sempre relative ad Apache e MySql, in questo caso XAMPP verrebbe installato some servizio senza la necessità di essere avviato di volta in volta ma occuperebbe risorse e per i nostri scopi didattici non è necessario.
XAMPP control panel

Apriamo il nostro Browser preferito e digitiamo sulla barra degli indirizzi localhost oppure il suo equivalente numerico 127.0.0.1, ci apparirà l’interfaccia di XAMPP 1.8.2 sotto la voce Tools, in basso a sinistra, selezionate phpMyAdmin.
Attraverso phpMyAdmin andremo a creare il Database basato su MySQL indispensabile per l’utilizzo di un CMS e l’utente relativo che avrà le autorizzazioni per gestirlo.
Dal menù in alto selezioniamo la voce Privilegi quindi Aggiungi un nuovo utente e ci apparirà la seguente schermata :
phpmyadmin_nuovo_utente
Scriviamo il nome dell’utente che dovrà gestire il database, ad esempio : mysugarcrm
Dove chiede Host : scriviamo localhost (indica che useremo il percorso locale per il DB)
Indichiamo la password ad esso associata, ad esempio per semplicità : password

Spuntiamo la voce : Crea un database con lo stesso nome e concedi tutti i privilegi
quindi su Privilegi globali -> seleziona tutti

Aggiunta Utente XAMPP Locale
A questo punto è stato creato sia il DATABASE e l’utente che lo gestirà, se avete seguito l’esempio avranno entrambi nome mysugarcrm, altrimenti avranno il nome che avete deciso di dargli in fase di creazione.
Note : Nome utente e password vanno scritti e ricordati per essere utilizzati in un secondo tempo e per future esigenze, quelli usati per scopi didattici non andranno utilizzati in un’eventuale versione su web in quanto “poco sicuri”.
E’ ovviamente possibile creare nome Database e nome utente differenti e poi associarli ma per i nostri scopi risulta superfluo.

Ora possiamo lanciare l’installazione del CRM digitando sul nostro browser il percorso locale e cioè :

http://localhost/mysugarcrm

A questo punto ci apparirà immediatamente la schermata di installazione in lingua inglese :

SugarCRM schermata installazione

Cliccando su next passiamo alla fase successiva in cui ci chiedono se siamo pronti ad installare il prodotto e ci forniscono informazioni circa l’ambiente necessario e il check del nostro sistema, clicchiamo nuovamente su next dove dovremmo accettare i termini e condizioni di licenza della software.

Spuntiamo I Accept quindi nuovamente il pulsante next, il sistema effettuerà una verifica di compatibilità quindi dovremmo decidere se procedere con l’installazione tipica o quella custom.

SugarCRM Typical or Custom Installation

Procediamo confermando l’installazione tipica

SugarCRM CE Scelta MySQL

Confermiamo la scelta di MySQL (mysqli extension) ed arriviamo al punto in cui ci vengono chieste le informazioni chiave per completare l’installazione e cioè nome del DataBase, Utente e Password ad esso associata.

SugarCRM Utente e DataBase

Se non è stato variato niente rispetto ai passi precedenti ( durante la scelta del nome utente e nome DB in PhpMyAdmin ) ci troveremo a dover inserire i seguenti valori :

DataBase Name:  mysugarcrm
Host Name : localhost
Databse Administrator Username : mysugarcrm
Database Admin Password : : password

Ci viene richiesto anche se vogliamo installare i Demo Data e cioè i Dati di Esempio, selezionate si se desiderate avere alcuni moduli già compilati per u riferimento sul funzionamento altrimenti no se desiderate avere un’installazione pulita ( la scelta di avere i dati di esempio è ottima per chi si approccia per la prima volta al prodotto così da avere un riferimento per la compilazione dei moduli e i link tra essi ).

A questo punto dovremo scegliere username e password dell’amministratore di SugarCRM ( da non confondersi con il nome del DataBase creato e l’utente che lo gestisce, posso coincidere in questa fase per praticità ma mai nella realtà soprattutto per motivi di sicurezza ).

SugarCRM Admin e User

Possiamo pure lasciare admin come username e immettere la password che preferiamo sempre rispettando dettami di sicurezza accettabili ( maiuscole, minuscole, numeri e caratteri speciali ).

Dopo aver confermato ci viene proposto un’ultimo riepilogo con alcune verifiche ed un paio di scritte di errore in rosso riguardo il modulo IMAP ( per la gestione della Mail ) e Upload File Size impostato ad una soglia molto bassa, sono situazioni che correggeremo una volta installato il software all’interno dell’area di amministrazione o lavorando nel file di sistema PHP.INI, ma in questa fase le possiamo tranquillamente tralasciare.

Ci viene proposta anche una nota che indica un percorso da copiare “cd C:\xampp\htdocs\mysugarcrm.com
php.exe -f cron.php ” da impostare in un file batch che verrà inserito nei task di windows più propriamente in fase di avvio, essendo in un ambiente locale possiamo ignorare anche questo passaggio per tornarci in un secondo tempo e dare avvio alla fase finale di installazione cliccando su Install in basso a destra. La durata dell’installazione dipende dall’elaboratore sottostante, purtroppo non essendo presente una barra di progresso non riusciamo a capire a che punto della fase di installazione ci troviamo ma non preoccupatevi dopo qualche tempo il setup sarà completo e ci verrà prontamente segnalato.

SugarCRM Termine Installazione

Potete ignorare la successiva schermata relativa alla registrazione in quanto siamo in ambiente locale e finalmente ci troviamo di fronte alla nostra schermata di login dove potremmo finalmente collegarci al back-end del nostro sito, lo User Name ( se non modificato ) sarà admin mentre la password quella che avete scelto antecedentemente al momento della creazione dell’utente amministratore.

SugarCRM Login Admin e Passwd

Ora siamo pronti per imparare il nostro CRM ma necessiteremo come prima cosa di localizzare il nostro prodotto in Italiano, per far questo vi rimando ad un articolo scritto antecedentemente : Panoramica su SugarCRM sotto la sezione LOCALIZZAZIONE.




Opportunità di Vendita in SugarCRM

Le opportunità di Vendita in SugarCRM sono basate sul livello di avanzamento della trattativa, dalla semplice percezione che esista la possibilità di vendita fino alla fase del preventivo e dell’eventuale revisione per poi determinare se si chiude con successo o meno.

Le fasi di vendita sono associate a delle percentuali indicative di successo step by step, proposte da SugarCRM stesso ma modificabili dall’utente e sono generalmente collegate a delle azioni da intraprendere per poter concludere l’affare.

Tali fasi ideali sono ovviamente modificabili per adattarsi alle necessità aziendali, così come sono personalizzabili le etichette per poter rendere ancora più intuitivo il processo di gestione dell’opportunità.

La “Sales Stage” in SugarCRM è suddivisa come segue :

  • Prospeting / Prospettiva : 1a fase nel processo di vendita: indica l’opportunità che ci sia una vendita.
  • Qualification / Qualificazione : 2a fase nel processo di vendita: il rappresentante / agente di vendita sta interagendo per determinare se esiste realmente opportunità di vendita.
  • Need Analysis / Analisi dei Bisogni 3a fase il rappresentante / agente di vendita scopre i problemi di business del potenziale cliente (dopo aver stabilito che il cliente può essere interessato ai prodotti o servizi).
  • Value Proposition / Propos. Valore ( Valore della Proposizione ) 4a fase il rappresentante / agente di vendita associa i prodotti della società e/o i servizi in relazione ai problemi aziendali e descrive il valore della soluzione (dopo aver scoperto i problemi di business del potenziale cliente)..
  • Id Decision Maker / Indicatori di Decisione5a fase il rappresentante / agente di vendita identifica le decisioni necessare per chiudere questa “opportunità” (dopo aver stabilito che esiste una corrispondenza tra i problemi di business del potenziale cliente e dei prodotti della società e / o servizi).
  • Perception Analysis / Analisi Percezione6a fase il rappresentante / agente di vendita analizza il valore percepito della soluzione per preparare la giusta combinazione di prodotti e servizi per un preventivo di vendita.
  • Proposal ( Price Quotes ) / Proposta Economica ( Preventivo ) 7a fase il rappresentante / agente di vendita formula il preventivo.
  • Negotation-Review / Revisione Proposta Economica : 8a fase (opz.) il preventivo viene revisionato e/o riformulato.
  • Closed Won / Chiuso Vinto : 9a/a fase Affare concluso e l’azienda può fatturare -> Collegamento ERP / Gestione Ordine
  • Closed Lost / Chiuso Perso : 9a/b fase Opportunità di vendita persa

Di seguito un piccolo schemino dove ripropongo le fasi in un semplice diagramma di flusso SugarCRM diagramma di flusso: opportunità > fasi di vendita.




Panoramica su SugarCRM

Panoramica su SugarCRM

ver. 1.0
First Issue 08.12.2014

SugarCRM è su software di CRM (Customer Relationship Management) che serve a gestire il rapporto con i clienti e la loro fidelizzazione.

Attraverso una serie di strumenti molto potenti offre all’azienda l’opportunità di mantenere ed organizzare le informazioni che riguardano la relazione con il cliente così da consentire non solo di gestire il contatto nell’immediato ma, attraverso l’ausilio di strategie e statistiche, di formulare obiettivi a medio-lungo termine.

Punti di forza di SugarCRM :

  • Piattaforme Open Source scalabile e supportata da un’ampia community.
  • Interfaccia Web semplice ed intuitiva con una curva di apprendimento ridotta.
  • Statistiche e grafici efficaci con ampio sistema di filtri.
  • Sistema integrato tra gestione contatti, chiamate, appuntamenti, lead (potenziale cliente/contatto) e compiti.
    • Gestione anagrafica clienti e delle opportunità.
    • Controllo delle Attività svolte per singolo cliente / lead.
    • Controllo delle opportunità di business di ogni singolo cliente o sottoinsieme strutturato.
    • Possibilità di creare marketing mirato.
    • Gestione customer service.
    • Gestione di attività e progetti.
    • Centro documentale e di informazioni.

Come molti altri prodotti Open Source si appoggia ad un Database MySQL per l’archiviazione e gestione dei dati (supporta anche SQL Server, Oracle e DB2), utilizza Apache come web server (configurabile anche IIS con supporto php) e PHP come linguaggio di programmazione interna(1).

La community edition di SugarCRM è la versione free, già ampiamente sufficiente per molte realtà aziendali piccole e medie è viene fornita sotto accettazione di licenza “GNU Affero General Public License”, in caso di necessità e possibile passare alla versione Professional, Enterprise, Corporate od Ultimate che forniscono un numero maggiore di funzionalità.

Per un approfondimento sulle differenze tra le varie versioni rimando al seguente documento riferito alla versione 6.5 della piattaforma : SugarCRM Editions Comparison.

La versione community edition di SugarCRM la potete trovare e scaricare liberamente al seguente link : http://www.sugarcrm.com/download

O ancor meglio dal repository ufficiale in cui si potete trovare tutte le versioni sviluppate ed i componenti principali : http://sourceforge.net/projects/sugarcrm/files/

La procedura di installazione di base è simile a quella di altri applicativi come PrestaShop, WordPress o Joomla!, richiede la creazione di un DataBase MySQL e di un utente che disponga delle autorizzazioni per la gestione.

In questo articolo di html.it potete trovare una spiegazione piuttosto precisa della procedura di installazione :
Installazione SugarCRM.

E anche possibile, a scopo didattico, attraverso XAMPP o EasyPHP creare un ambiente in locale che simuli il vostro server così da poter installare SugarCRM sulla propria macchina e sperimentarne le funzionalità.

Nel caso di installazione attraverso un ambiente locale può capitare di avere una serie di errori derivanti da un ambiente non ottimizzato, errati permessi di scrittura o semplici funzioni di debug attivate.
Per disabilitare la visualizzazioni di queste righe che impedirebbero l’utilizzo del software bisogna editare il file php.ini contenuto all’interno della cartella di XAMPP o EasyPHP ed aggiungere, nella sezione error_reporting, la seguente riga : error_reporting = E_ALL & ~E_NOTICE

AGGIORNAMENTO

Una volta installato SugarCRM sarà possibile, qualora si rendesse necessario, effettuare aggiornamenti del prodotto attraverso la procedura guidata andando nell’area di amministrazione :

SugarCRM Admin Area

E selezionando la voce Sugar Updates

SugarCRM Module Loader

Per gli utenti più esigenti è possibile scaricare dal repository ufficiale gli aggiornamenti in formato compresso e installarli manualmente o utilizzando un apposito script in PHP.

LOCALIZZAZIONE

Terminata l’installazione si renderà necessario localizzare il prodotto nella propria regione di appartenenza, infatti nella versione base la lingua predefinita è l’inglese Americano così come la valuta e altre informazioni di configurazione di base.

A questo scopo dovremmo andare a scaricare il pacchetto della lingua Italiana in questo link o dal sito SugarForge, in questo sito potrete trovare non solo le varie lingue disponibili per le varie release della piattaforma ma anche componenti aggiuntivi resi disponibili dalla community e una notevole quantità di documentazione aggiuntiva e link utili all’apprendimento e allo sviluppo.

File della lingua italiana : Pacchetto Lingua Italiana
File della lingua italiana dal Repositori ufficiale: http://www.sugarforge.org/frs/?group_id=249

Una volta scaricato il nostro pacchetto andiamo nell’area di amministrazione di SugarCRM ( come visto antecedentemente per gli aggiornamenti ), quindi ci spostiamo sotto la sezione Developer Tools e selezioniamo la voce Module Loader.

SugarCRM Module Loader

In questa sezione ci è reso disponibile un semplice file manager per il caricamento del nostro pacchetto che andremo a selezionare tra i file scaricati nel nostro computer(2).

sugarcrm-ita-module

Una volta effettuato l’upload e, confermata la nostra volontà a procedere con l’installazione della lingua italiana, nell’area di amministrazione di sugar andremo a selezionare la lingua corretta per l’interfaccia : System > Languages e con un semplice drag-and-drop la imposteremo come prima della lista(3), sarà poi necessario disconnettersi e riconnettersi al back-office per attualizzare le modifiche apportate.

SugarCRM Selezione Lingua 01
SugarCRM Selezione Lingua 02

Una volta localizzata la nostra interfaccia, andando sotto Admin > Sistema > Impostazioni Internazionali, potremmo impostare la nostra valuta di riferimento, i simboli di separazione per decimali e migliaia, il formato per data ed ora, il formato per la visualizzazione dei nomi e alcuni dati tecnici per la gestione dell’export dei dati(4).

La possibilità offertaci da SugarCRM di gestire contemporaneamente più lingue ( consentendo all’utente della fase di login di scegliere quella desiderata tra quelle installate ) lo rende un ambiente idoneo anche all’internazionalizzazione dell’azienda che potrà avere e gestire con facilità dipendenti e responsabili di regioni e nazioni differenti tra loro in un unico ambiente condiviso.

UTILIZZO DI SugarCRM e Link Utili

Per una guida base all’utilizzo di SugarCRM rimando ad una valida pubblicazione di html.it al seguente link : Guida SugarCRM.

Sul sito ufficiale è possibile trovare anche una sezione dedicata alla Documentazione del CRM con ulteriori link alle edizioni disponibili, plug-in e risorse : SugarCRM Documentation.

SugarExchange è il Marketplace di SugarCRM dove potete trovare plug-in aggiuntivi, libri e moduli messi a disposizione dagli sviluppatori.

Per chi ha seguito le lezioni su PrestaShop e desidera affrontare la possibilità di integrare il proprio sito di eCommerce con questo potente CRM segnalo Sugarpshop compatibile con la versione 1.4.x e 1.5.x di PrestaShop e la versione 6.1-6.5 di SugarCRM. Modulo disponibile anche nella versione PRO su PrestaShop Addon. Un ulteriore risorsa a pagamento per l’integrazione tra le due piattaforme la potete trovare sul sito soluzionecrm.it

SugarForge è la risorsa ufficiale per il download delle versioni di SugarCRM, il reperimento di informazioni, documentazione e moduli aggiuntivi.

E’ disponibile numerosa documentazione online per l’apprendimento del prodotto, sia gratuita che a pagamento, tra queste una guida che ho trovato interessante è : Getting Started with SugarCRM Version 6.x (CRM Foundation Series Book 1) disponibile su Amazon.


(1) E’ un prodotto utilizzabile anche con hosting particolarmente potenti ma più adeguato ad essere installato e usato su server dedicati o in ambiente VPS, nella versione attuale la 6.5 i requisiti minimi sono 256Mb di Memoria e MySQL versione 5.x.
(2) Come ormai consuetudine per molti applicativi in PHP, SugarCRM legge direttamente il file compresso .zip e il contenuto al suo interno senza bisogno di scompattare l’archivio e di caricarlo attraverso procedure più complesse.
(3) Potremmo anche andare a disabilitare eventuali lingue che non ci interessano spostandole, sempre tramite drag-and-drop, nella colonna destra : Disabled Languages.
(4) Molte di queste impostazioni si possono fare anche durante la fase di installazione.